Namaku Apa Ya?

Mau mengajukan permohonan cuti, langkah pertama membuka Portal korporat.

Perusahaan tempat saya bekerja punya 3 gedung berbeda, sehingga antar departemen bisa terpecah-pecah lokasi. Sistem administrasi kami sudah memanfaatkan sistem online. Termasuk meminimalkan kebutuhan kertas (paperless).

Lalu saya mengarahkan kursor meng-klik Log-in.. muncul dua kolom yang harus diisi, User ID dan Password.

Ups!

”Saya memakai nama apa ya? Password-ku apa ya?” kata saya dalam hati.

Hidup di zaman internet, kita pasti punya berbagai account e-mail di situs berbeda.

Lebih efisien dan gampang jika Nama dan Password sama untuk di semua alamat e-mail. Akan tetapi, dengan berbagai pertimbangan, cara ini tidak bisa mutlak dilakukan.

Kehadiran berbagai situs internet dengan berbagai macam dan tujuan, menghasilkan fungsi berbeda sekaligus password belum tentu sama.

Pertama, alamat e-mail kita di perusahaan, untuk komunikasi resmi antar rekan sekantor termasuk pula ketika kita berurusan dengan ’dunia luar’ dengan membawa institusi. Tentu saja, nama yang terlampir di e-mail adalah nama formal seperti tercantum di KTP/kartu nama. Tinggal modifikasi sedikit dari nama lengkap saya yang terdiri dari 4 kata.

Ketika bekerja di hari pertama, saya harus menetapkan nama dan password e-mail perusahaan. Rekan dari bagian Teknologi perusahaan. Mereka yang nanti melakukan verifikasi. Jadi, tak mungkin saya memasukkan password yang sama dengan alamat e-mail pribadi kepada dia. Ini sama halnya dengan rela orang lain memiliki kunci untuk membuka peti dimana surat cinta kita tersimpan.

Alamat kedua, adalah alamat e-mail pribadi, nah ini account kita miliki di website Yahoo, Gmail, MSN, dan sebagainya. Ini sih bisa mengeksplorasi kreativitas dan asalkan gampang diingat.

Alamat e-mail pribadi ini biasanya digunakan untuk membuka akses kita menuju website jejaring sosial, seperti Facebook, Friendster, Multiply, dan sebagainya. Termasuk pula situs blogspot, milis/komunitas satu hobi, atau website kebutuhan khusus. Seperti penghitung trafik pengunjung blog, imageshack, dan portal koran e-paper.

Nah, kembali ke urusan isi form cuti. Langkah pertama saya coba mengisi dengan User ID dan Password yang sama dengan alamat e-mail kantor. Tidak berhasil.

Coba sekali lagi dengan modifikasi nama di internal outlook dan password e-mail saya masuk kantor. Lho? Kok nama Retno yang berbeda.... syukur baginya karena password ini cuma membuka jalan untuk rekap data cuti. Coba kalau urusan gaji, bonus, dsb?

Ohya, kami punya portal pembelian barang. Milik internal ditujukan bagi karyawan jika ingin membeli barang secara potong gaji. Saya coba masukkan, ternyata salah pula.

Huh! Yah, cara tercepat adalah me-reset. Mengganti nama di User ID sekaligus password. Saya telepon bagian Teknologi, dan ternyata karena urusannya untuk ’cuti’, saya harus mengontak HRD atau di tempat kami disebut Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM).

Mbak dari bagian PSDM sempat bertanya, ”Pernah diganti nama dan passwordnya?”

Saya bingung. Kayaknya pernah, sekitar Maret lalu ketika saya mengisi form cuti. Dan otak ini blank... Haha.. salah satu kebiasaan jelek ketika membuat nama dan password semangat sekali membuatnya unik dan (terkesan) rahasia. Padahal, pasti mengisi nama dan password yang itu-itu saja.

Asal tahu, memang kebijakan mengisi formulir pengajuan cuti secara online baru berlaku Oktober tahun lalu, atau tepat sesudah saya menghabiskan cuti tahunan.

Dibantu bagian PSDM, saya berhasil membuat nama ID baru sekaligus password yang standar-standar saja. Akhirnya selesai pula pengajuan aplikasi cuti saya.

Lalu mata tertumbuk pada link Rekrutmen, iseng kuarahkan kursor ke Internal Rekrutmen... tekan.. dan .. kembali lagi terpampang Log-in permintaan User ID dan Password muncul.... Huh! Harus mengajukan lagi pertanyaan ke bagian PSDM, ini berurusan sama departemen mana. Lain kali saja. Mungkin ini upaya meminimalkan kutu loncat antar departemen ya? Walaupun tidak resign, tapi perpindahan satu orang tenaga kerja ke departemen lain, tentu akan meninggalkan posisi kosong di departemen lama.

Pengalaman yang saya peroleh, ada dua hal. Pertama, gunakan satu nama dan password sama untuk keperluan internal. Atau kedua, catat semua User ID dan password di satu kertas khusus. Mungkin kamu punya password andalan, tapi kadang meleset pula. Jangan anggap satu alamat e-mail dan password kantor seperti memiliki kunci ke semua pintu di satu gedung. Apalagi jika untuk urusan kantor saja kamu memiliki link yang beragam.