Showing posts with label tip singkat. Show all posts
Showing posts with label tip singkat. Show all posts

Saturday, May 03, 2014

See-Do-Get: Menjadi Manusia Produktif Luar Biasa


Hosh... hosh...
hosh...

Hihihi...itu suara nafas saya saat menaiki tangga darurat apartemen. Bukan! Bukan karena lift apartemen under maintenance (yang memang kadang terjadi) sehingga menapaki tangga hingga mencapai ke lantai unit kita berdomisili, terasa lebih cepat ketimbang menanti giliran menjadi pemakai lift.

Tapi awal pekan ini saya menjalani dua training dari Dunamis yang berjudul The 5 Choices to Extraordinary Productivity. Kalau aku coba berbagi kepada pembaca blogger tentang kesimpulan menarik yang saya dapatkan selama training adalah sebagai berikut: intinya kita musti mengetahui mana yang (paling) penting sehingga kita bisa menentukan prioritas. Mengutip Leigh Stevens, “Extraordinary productivity is not just about time management. It’s about managing your decisions, attention, and energy.”

Hoo okelah, selama ini saya mencoba membagi waktu untuk menjadi profesional dan personal. Punya agenda pribadi dan menyusun to-do-list. Tapi yang baru sadari dari hasil training itu, yang saya lakukan selama ini baru sekadar produktif setiap hari. ‘Hanya mengisi’ hidup 24 jam dan di malam hari saya sisipkan perbincangan bersama Tuhan saya mengatakan, “Thanks God untuk hari ini. Semoga saya bisa tidur dan besok masih kau beri aku kesempatan mengisi hari.” Filosofis? Yap! Tapi salah arah. hehe..karena yaaa itu tadi, belum mikir tentang goals atau tujuan jangka panjang.

Padahal kita harus sadar diri ini punya peran sebagai: Personal, Profesional, dan Social. Saya tiba-tiba jadi ‘ketampar’ teringat lagi berbagai hal yang terjadi dalam diri ini. Di sisi profesional saya cuma produktif secara daily task, di Personal pun saya jumpalitan antara menjadi anak yang baik apalagi menjadi yayang yang baik, sementara di sisi Sosial saya sering abai kepada teman-teman yang mengajak saya ketemuan di weekend dengan mengatakan “sibuk”. Damn! benar lho, saya saat itu bukan ‘sibuk’ dalam arti mengelak, tapi sibuk dalam arti sebenarnya.

Nah, saya kudu menentukan dulu peran yang ingin saya wujudkan sebagai seorang personal. Termasuk berjanji meminimalkan Sabtu menjadi Hari Apa Saja... termasuk menjadi Hari Menyelesaikan Kerja! Aih, saya jadi ingat suatu kejadian bersama seseorang sebut aja si Zorro. Malam minggu yang sebenarnya saat hangout santai, malahan Zorro duduk manis di apartemenku menonton MotoGP yang disiarkan di salah satu stasiun TV swasta, sambil makan McD hasil pesan antar. Sementara saya ngapain??? Saya duduk di meja makan yang beralih fungsi menjadi tempat saya mengetik paper ditemani setumpuk buku-buku kuliah. Hingga dia pulang setelah pertandingan kelar, saya masih duduk manis mengetik!

Sebuah konsekuensi menjadi pekerja yang kembali kuliah adalah  waktu memang bakal tersedot untuk menyelesaikan tugas kantor ditambah paper tugas dari dosen baik yang sifatnya individual maupun kelompok. Tapi kalau dipikir sekarang ini, jangan-jangan ada pola salah dalam diriku yang menjadikan Sabtu sebagai hari menyelesaikan pekerjaan tak terselesaikan selama weekday?

Karena memang pola ini berlanjut hingga kini. Jadi harusnya saya menjadikan hari Sabtu sebagai hari Personal atau Social, malah menjadi: let it flow babe, Saturday is the work day also!

Jadi, meskipun saat ini menjadi masa-masa mengejar karir, role Social dan Personal harus kita masukkan dalam prioritas hidup. Misalkan menjadi : Best Friend-nya lovely one; the good daughter; menerbitkan buku puisi, Ve Dhanito wanna be, hingga ingin jadi Runaway Darling..  

Dari memilih mana Peran yang ingin kita capai, baru kemudian kita turunkan menjadi apa saja kegiatan  yang ingin kita lakukan. Misalkan konsekuensi ingin menjadi menerbitkan buku puisi diikuti  kembali rajin ikut Sastra Reboan (nah!), kembali membuat coretan-coretan sajak, serta membangun diskusi silaturahmi bersama komunitas penyair.

Nah, terus apa urusannya cerita tentang naik tangga darurat apartemen dengan tips menjadi manusia luar biasa?

Begini, sejak sebulan lalu saya kembali berolahraga. Betul! Saya sudah lama tidak beraktivitas olah fisik secara rutin dengan alasan sibuk, tidak ada waktu, atau beralasan ada prioritas lain yang lebih penting. Tapi saya ingin badan bugar, dan menempatkan rajin berolahraga sebagai salah satu resolusi tahun 2014.  

Meskipun ngaret beberapa bulan memulai resolusi tahun baru tersebut, tapi saya bisa katakan sejak Maret lalu saya menyisipkan aktivitas olahraga dalam rutinitas mingguan. Meskipun 20 menit, tapi saya harus mengapresiasi diri ini...dan hasilnya sempat terasa juga ketika saya sempat jatuh sakit karena flu. Biasanya saya orang yang gampang ‘ketepaan’ orang sekitar saya yang lagi flu, atau cape sedikit kontak badan langsung nge-drop. Tapi rasanya butuh terpaan hampir sebulan dari kondisi rekan bersin dan hidung meler, deadline kerja, tugas luar kota hingga nongkrong di udara terbuka malam hari demi dapat hasil foto ciamik, yang akhirnya membuat badan ini ‘mengibarkan bendera putih’ alias jatuh sakit.

Lalu saya menyimpulkan bahwa olahraga memang bermanfaat buat diri saya. Dan hasil dari training ini saya menambahkan satu lagi yang harus saya tambahkan dalam menjaga kebugaran, yaitu memilih naik turun tangga ketimbang lift.

Ketika berangkat kerja sehari setelah training tersebut, di lampu merah saya berpapasan dengan mobil operasional Bintan Triathlon, rasanya semesta mendukung ucap membatin saya suatu ketika “Pingin ikut triathlon....tapi  mampu ga ya?? ”perlu dikejar! haha... Personal dream J



Thursday, March 27, 2014

Kok Saya Lemot Sih?

Beberapa hari ini saya punya pengalaman menjadi "si lemot". Mulai dari ketinggalan mengikuti langkah-langkah pengisian SPT saat bersama-sama diajari, ketinggalan dari teman-teman kantor saat nge-mall, hingga ketepok bola tenis gara-gara saya bengong. 

Aduh! jangan-jangan ini gejala tua ya? Prosesor tubuh saya berupa Intel Pentium IV, sementara rekan-rekan di sekitar saya berprosesor Intel Core i7 sehingga super responsif, gesit dan cepat. Kebanyakan mikir juga bisa ya, memperlambat daya pikir dan kecepatanku bereaksi? 

Tapi seperti dikemukakan Harvard Medical School kalau suatu hari kita mengalami kejadian mengobrak-abrik rumah demi mencari kunci mobil atau kacamata yang terlupa entah ditaruh dimana, ini salah satu pertanda gejala pertambahan usia. Atau lupa dengan nama rekan saat berpapasan di jalan, juga salah satu tanda penuaan.

"Umumnya manusia mengalami alpa gara-gara pertambahan usia," kata Dr. Anne Fabiny, Chief of Geriatrics at Cambridge Health Alliance dan assistant professor of medicine di Harvard Medical School.   

Tapi Fabiny memberi tips sederhana untuk menjaga daya ingat, dan menolong otak kita agar mampu mengingat dengan lebih baik. Yaitu: 

Lakukan rutinitas: misalkan meletakkan kunci, kacamata, dan handphone di tempat yang sama setiap hari, untuk memudahkan pencarian yang istilahnya ga perlu pake putar otak atau “no brainer.”

Konsentrasi atau perlambat kerja agar otak diberi waktu untuk mengumpulkan sejumlah memori. 

Hindari multitasking atau lingkungan yang noisy, dua hal yang memacu memori bekerja lebih keras.

Dan tiga hal terakhir yang cukup penting: pastikan cukup tidur, hindari stres, dan konsultasikan ke dokter tentang obat yang dikonsumsi apa akan berpengaruh pada daya ingat.  

Hoamm.. hari ternyata sudah malam saat saya menulis tips ini. Oke, saya mau segera tidur demi menjaga daya ingat, menjaga daya tahan tubuhku yang Pentium IV, dan demi beauty sleep  :-) 


Gambar dikutip dari: Images.sodahead 


Wednesday, August 15, 2012

7 Langkah untuk Maju


Berani berubah merupakan kiat untuk maju, atau peningkatan karir khususnya. Berikut ini beberapa tips untuk meningkatkan kemampuan diri:

1.       Lihat sekeliling kamu. Kemudian tanamkan keinginan untuk berubah : menjadi lebih baik dibandingkan mereka, lebih baik daripada sekarang!

2.       Perluas pengetahuan dan wawasan. Banyak mencari informasi melalui buku, koran, majalah, Internet, dan sebagainya. Atau ikuti kursus yang menunjang karir.

3.       Perluas pergaulan positif. Ikut organisasi profesi/sosial di lingkungan kita. Ikuti pula jika ada seminar/forum diskusi yang bermanfaat bagi pengembangan diri kita.

4.       Tentukan target hidup. Sebagai catatan: target tersebut tentu harus rasional dan asertif.

5.       Jangan ragu untuk menanyakan perubahan diri ini kepada rekan-rekan atau sanak saudara.

6.       Jauhi sifat-sifat yang tidak mendukung kemajuan kita.

7.       Lakukan perubahan penampilan atau ubah rute yang biasa kita lalui untuk pulang-pergi antara tempat bekerja dengan tempat tinggal. 

Sunday, May 13, 2012

Mensiasati “Cobaan” Zaman Digital


Era kemajuan Teknologi Informasi memang memudahkan hidup. Ambil contoh sebagai Penulis, saya bisa mendapatkan berbagai informasi dengan mudah. Tinggal koneksikan perangkat computer/laptop dengan koneksi Internet, maka pencarian bisa melalui Google, Wikipedia, media berita versi online dan sebagainya.
Bahan rilis atau cek layout bisa dikirim melalui e-mail, dan koreksi pun dalam versi soft-copy. Paperless, tanpa coretan bolpen atau tinta merah. Semua dalam visual.

Tapi berapa banyak waktu terbuang akibat konsentrasi terpecah? Distracted?

Bangun pagi, nyalakan BlackBerry lalu memeriksa fitur BlackBerry Messenger, SMS (Short Message Service), e-mail dan ternyata beberapa rekan milis semalam tadi mempostingkan artikel, kemudian masuk ke Twitter dan akhirnya tangan pun gatal untuk men-scroll linimasa. Mencek, mengomentari dan nge-RT Twitter membuat badan masih ‘lengket’ di kasur.

Bangkit dari tempat tidur, tangan gatal untuk menyalakan  televisi dan sarapan pun bisa menjadi ritual memakan waktu akibat mata lebih sering menatap layar kaca sementara sarapan pagi yang sederhana masih tak tersentuh di meja makan.

Demikian pula ketika bekerja di kantor. Kadang gangguan itu terjadi ketika menyimak e-mail dan website. Media sosial seperti Twitter dan Facebook membuat kita masih memiliki ikatan sosial dengan mantan teman masa kecil, masa kuliah, sahabat sehobi dan sebagainya. Tahu-tahu hal ini membuang waktu 1-2 jam. Lebih parah lagi jika niat semula cuma mencari informasi tambahan guna menyelesaikan tulisan yang belum rampung.

Akhirnya kemudahan yang kualami sebagai pekerja media zaman modern mengundang berbagai konsekuensi. Kadang ini menjadi semacam “cobaan” tetap fokus dan bekerja teliti sekaligus cepat.

Dari membaca tentang tips karir di suatu media digital, ada tips tentang cara meminimalkan gangguan konsentrasi yang disebabkan oleh kemajuan bidang komunikasi di era modern. Yaitu:

Jangan jawab telepon dan email langsung. Kecuali memang sangat diperlukan, Anda bisa mengabaikan setiap panggilan telepon yang masuk. Begitu juga dengan pesan instan di komputer atau ponsel. Anda tak perlu langsung menjawabnya. Anda bisa mengalihkan panggilan telepon ke kotak pesan suara (voicemail) dan Anda bisa membiarkan jendela chat sebentar. Lalu Anda bisa mematikan ponsel jika tidak perlu.

Hal yang sama juga berlaku untuk email. Anda tak perlu meninggalkan kotak masuk terus menerus terbuka. Anda bekerja dengan lebih efisien jika Anda memroses email dalam waktu tertentu saja daripada mencoba untuk menghadapinya seketika itu juga.

Solusi lain adalah menerapkan konsep: bekerja lebih awal/ lebih larut. Misalnya jika masuk kantor jam 07.00 pagi, kita memiliki waktu 1 -2 jam sebelum rekan-rekan kerja Anda berdatangan. Sebaliknya, jika terjaga hingga larut malam dan menulis esai Anda setelah anak-anak tertidur, Anda akan jauh lebih tenang dalam bekerja.

Tapi yang paling utama adalah: Niat. Niat utama adalah ingin bekerja cepat agar waktu yang ada dapat dimanfaatkan secara efektif dan efisien. Yuk, kuatkan niat....! 

Friday, February 11, 2011

Cintai Profesimu

Tidak ada lagi kaus merah tertoreh nama Torres diatas nomor punggung “9”. Penyerang timnas Spanyol pada Piala Dunia tahun lalu, Fernando Torres tak lagi di Liverpool.

Torres memutuskan hengkang ke klub lain yang juga masuk dalam liga Inggris, Chelsea, dengan bandrol 50 juta pound di akhir bursa transfer Januari lalu sekaligus memecahkan rekor nilai transfer tertinggi.



Dari Anfield, angkat kopor ke Stamford Bridge. Ganti kaus merah menjadi biru.  Jika perpindahan ini terjadi di partai politik, orang pasti akan melecehkan idealisme sang kutu loncat. Meskipun si pelaku mengatakan di tempat baru dia menemukan kecocokan pemikiran, atau lingkungan yang lebih memberikan kesempatan dirinya berkembang.

Torres pun pasti dicibir oleh fans Liverpool. Tapi apa mau dikata, life must goes on, Torres mencintai kehidupannya sebagai penggocek kulit bundar. Ia pasti mencintai tempat dia bekerja (baca: klub), tapi dia lebih mencintai profesinya. Jika atmosfer baru lebih menjanjikan, mengapa tidak? 

Monday, January 31, 2011

Harga Kerja per Jam Milik Kita


Pernah mengalami belanja impulsif?

Pasti umumnya perempuan, termasuk saya, pernah mengalaminya. Godaan belanja Buy 1 Get 1, diskon atau tambahan diskon jika menggunakan metode pembayaran tertentu, biasanya menjadi sumber bocornya anggaran keuangan pribadi.

Mengutip nasehat perencana keuangan Prita G. Ghozie, jurus terhindar dari bahaya keuangan ini adalah tahu berapa Harga Kerja per jam milik kita.

Anggaplah kerja 8 jam per hari. Senin-Jumat. Artinya sekitar 160 jam sebulan bekerja, mengorbankan waktu bersama pacar, teman, atau keluarga. Coba bagi gaji setiap bulan dengan total jam kerja Anda.

Misalnya gaji kita Rp 5 juta per bulan. Maka, Harga Kerja per jam Anda adalah Rp 31.250,- Jadi, ingat angka itu baik-baik setiap kali kita mau melakukan pembelanjaan yang sifatnya impulsif.

Lalu saya memandang hasil ‘berburu’ di mal dalam suatu akhir pekan. Tiga pasang sepatu (yap! Benar! 3 pasang sepatu), sebuah tas jinjing, dan gesper. Plus majalah edisi asing dan dompet kartu. Entahlah, apakah ini hasil belanja bergaya (agak) impulsif, tapi kurasa memang semua adalah kebutuhan yang berhasil diperoleh setelah menabung sekian hasil kerja per jam. Itu berarti saya harus kembali menabung harga-harga kerja per jam.


Friday, October 29, 2010

Time Management

"Apa pendapat kamu tentang Eno?"


Ini kalimat iseng kulontarkan kepada seorang sahabat. Awalnya kami berdiskusi tentang istilah di dunia media (karena dia bukan bekerja di perusahaan media) dan akhirnya kami iseng seandainya dia narasumber dan saya adalah wartawan, bakal seperti apa pertanyaan yang bakal kulontarkan.

Entah bagaimana obrolan ngalor ngidul itu ke urusan pembagian waktu. Ia menanyakan bagaimana saya membagi waktu pribadi, gara-gara setiap dia menyapa diriku selalu kujawab, “Lagi ngetik kerjaan”.

Ia jadi bertanya apakah aku tidak mampu mengelola waktu sehingga hampir selalu membawa pulang pekerjaan ke rumah? Melanjutkan mengetik di rumah? Padahal sebagai Penulis saya sudah memiliki waktu 8 jam sehari dalam 5 hari kerja dalam seminggu.

8 jam x 5 hari = 40 jam/minggu untuk bekerja.

Saya menjawab kalau lembur dilakukan demi mengejar deadline... Maklum pekerja kreatif tentu tergantung tuntutan klien yang kadang-kadang mengorder secara dadakan dan harus selesai dalam waktu cepat.

Alasan lain adalah memang kerjaannya yang banyak.. ehem..

Dengan pertimbangan banyak pekerjaan yang diselesaikan (demi duit agar tercukupi kebutuhan primer, sekunder dan tersier …hehe..), tapi juga tetap terpenuhi keperluan pribadi dan urusan keluarga, saya harus harus belajar  “time management” alias membagi waktu. Arghh! … Mungkin istilah tepatnya bukannya belajar, akan tetapi efisiensi dalam manajemen waktu  sekaligus teguh dalam menjalankan schedule tsbt.

Mengintip dari Wikipedia, Manajemen Waktu mencakup perencanaan dan delegasi. Yaitu mulai dari menetapkan rencana dan alokasi waktu, termasuk mendelegasi tugas, lalu menganalisis waktu yang harus dialokasikan, monitoring, organizing, scheduling dan memprioritaskan waktu.

Ohya, godaan di depan laptop dan kemajuan internet saat ini memancing orang untuk tidak efektif dalam memanfaatkan waktu. Cek e-mail, browsing, chatting, dan sebagainya.  Tahu-tahu waktu berlalu cepat gara-gara iseng membuka link dengan judul menarik.  

Untuk mengatasinya maka coba jalankan berikut ini :
  1. Catat setiap rencana aktivitas
  2. Tentukan prioritas
  3. Follow up dan review rencana aktivitas yang sudah kita buat sebelumnya, dan sekali-kali beri hadiah bagi diri sendiri jika rencana aktivitas berhasil kita selesaikan. Sebaliknya kita coba laksanakan kerja yang belum selesai atau analisis mengapa pekerjaan tersebut belum selesai.

Saya sudah tahu tips mengatasi problem manajemen waktu, semoga saya berhasil menjalaninya. Semoga ketika sobatku bertanya tentang saya, dia mengatakan diri ini banyak bekerja tapi masih bisa meluangkan waktu untuknya. 

Wednesday, November 18, 2009

External HD

Bentuknya sepintas seperti agenda seukuran paspor. Benda setebal buku jari itu adalah External HD (singkatan dari External Hard Disk).

Sesuai dengan namanya, fungsinya sebagai media penyimpanan secara eksternal. Jadi, seperti memiliki Flash Disk namun dalam ukuran lebih maxi. Bisa sebagai penyimpan file-file tulisan, foto-foto, gambar-gambar, musik, games, presentasi kerja hingga kebutuhan spesifik misalnya program komputer bagi programmer.

Selama ini saya memindahkan foto-foto jepretan dan artikel yang saya kumpulkan selama ini sebagai penulis ke dalam cakram padat (CD). Lama-kelamaan CD-R/CD-RW pun menumpuk di sudut lemari. Sebuah CD memiliki kapasitas memori sebanyak 700 MB.

Saya yang berniat going paperless lalu berpikir untuk memiliki sebuah External HD. Varian kapasitas antara 120 GB, 160 GB, 250 GB, 500 GB, bahkan ada yang mencapai 1 TB.

Saya sudah mencatat beberapa ukuran kapasitas plus harga. Bahkan seorang teman menyatakan ada yang mencapai 1 TB dengan harga sekitar Rp 1 juta lebih. Saya sempat bertanya pada seorang teman, malah dia tertawa dan berkata, “Emang perlu sebanyak itu No….”

Tapi dia tidak menjelaskan lebih detil sehingga saya juga malas bertanya lebih lanjut.

Kemudian pada satu kesempatan, mumpung mau pergi ke pameran komputer, saya bertanya pada teman yang lain.

“Kamu pasti familiar dgn external HD ya? Jadi bingung ..misalkan 160 GB setara apa? misalkan sama dgn memuat 1 partisi drive C/D di dalam komputer kah?” tanya saya.

Maklumlah, dalam benak pemikiran saya yang sederhana, External HD kayak kulkas saja. Semakin besar kapasitas, alias semakin besar ukuran GB, berarti semakin banyak yang mampu dimuat.

Lalu si Rommy temanku menjelaskan intinya tergantung apa yang mau saya simpan. Karena semakin banyak yang disimpan tentu membutuhkan kapasitas semakin besar.

“Sebagai contoh film membutuhkan sekitar 700-an MB,” kata dia.

1GB = 1000MB
1TB = 1000 GB = 1jutaMB

“Jadi kalau MP3 rata-rata besarnya 5MB, maka HDD 1TB kira-kira bisa menyimpan sebanyak 200ribu lagu,” pungkasnya.

Lalu saya pun terpana dan membatin, Itu mah sekalian gua membuka usaha unduh MP3 aja yakkk…. hahaha.

Dari survei di pameran Indocomtech berlangsung pada 4-8 November lalu, saya menemukan External HDD merek Western Digital berkapasitas 320 GB berharga kurang dari Rp 700 ribu.

Setelah first-thing-first menentukan prioritas, saya pun memutuskan tidak membeli dulu. Akhirnya saya justru pulang memboyong printer dan sebuah flash-disk mungil berkapasitas 4GB.

Tuesday, November 17, 2009

Menelusuri Kemana Perginya Gaji Bulanan

(Tulisan ini juga dimuat di QB Headlines)

Gaji bulanan memang andalan kehidupan sehari-hari seorang pegawai kantoran seperti saya. Saya hanya berpikir, mengapa semakin sulit menyisihkan tabungan, apakah ada yang salah dalam mengelola keuangan pribadi.

Memang sih biaya hidup semakin tinggi sementara penghasilan tak berlari secepat harga-harga kebutuhan pokok, sekunder dan lain sebagainya.

Di koran New Straits Times kubaca tentang mengatur belanja bulanan. Saya jadi mau mencoba sebagai bagian financial check-up, berikut tipsnya :

Pertama-tama tulis rencana pengeluaran bulanan. Ini mencakup belanja rumah tangga dan biaya hiburan.

Simpan semua bon-bon bukti belanja paling lambat sebulan. Seminggu sekali tuliskan secara rinci kamu telah belanja apa saja berdasarkan bon pengeluaran itu.

Terserah mengategorikan jenis pengeluaran, asalkan Anda bisa mengambil gambaran akurat tentang kondisi finansial yang ada.

Misalkan saja dari hasil belanja di supermarket bisa kamu detilkan ke dalam jenis daging, susu, minuman, makanan kalengan, cemilan atau apapun yang memberikan gambaran kemana saja perginya uang tersebut.

Atau ketika berbelanja di department store untuk beli pakaian. Siapa tahu ternyata biaya minum kopi lebih mahal ketimbang sepotong baju di bulan ini.

Dari daftar tersebut, kita jadi tahu apa saja yang bisa dikurangi atau dibenahi.

Meskipun ada yang dapat dikurangi atau tidak, tetap masukkan ke dalam rencana belanja. Lalu masukkan sejumlah budget ke dalam amplop berbeda. Uang ini akan digunakan untuk membeli barang-barang yang anda rencanakan.

Catatan : Jangan tambahkan uang ke dalam amplop hingga akhir bulan. Ini membantu sikap disiplin dan cerdas berbelanja.

* Teman yang mendengar niatku berkata, “No, taruhan, berapa hari kamu rajin mencatat pengeluaran harian?”… hehehe

Wednesday, July 01, 2009

Namaku Apa Ya?

Mau mengajukan permohonan cuti, langkah pertama membuka Portal korporat.

Perusahaan tempat saya bekerja punya 3 gedung berbeda, sehingga antar departemen bisa terpecah-pecah lokasi. Sistem administrasi kami sudah memanfaatkan sistem online. Termasuk meminimalkan kebutuhan kertas (paperless).

Lalu saya mengarahkan kursor meng-klik Log-in.. muncul dua kolom yang harus diisi, User ID dan Password.

Ups!

”Saya memakai nama apa ya? Password-ku apa ya?” kata saya dalam hati.

Hidup di zaman internet, kita pasti punya berbagai account e-mail di situs berbeda.

Lebih efisien dan gampang jika Nama dan Password sama untuk di semua alamat e-mail. Akan tetapi, dengan berbagai pertimbangan, cara ini tidak bisa mutlak dilakukan.

Kehadiran berbagai situs internet dengan berbagai macam dan tujuan, menghasilkan fungsi berbeda sekaligus password belum tentu sama.

Pertama, alamat e-mail kita di perusahaan, untuk komunikasi resmi antar rekan sekantor termasuk pula ketika kita berurusan dengan ’dunia luar’ dengan membawa institusi. Tentu saja, nama yang terlampir di e-mail adalah nama formal seperti tercantum di KTP/kartu nama. Tinggal modifikasi sedikit dari nama lengkap saya yang terdiri dari 4 kata.

Ketika bekerja di hari pertama, saya harus menetapkan nama dan password e-mail perusahaan. Rekan dari bagian Teknologi perusahaan. Mereka yang nanti melakukan verifikasi. Jadi, tak mungkin saya memasukkan password yang sama dengan alamat e-mail pribadi kepada dia. Ini sama halnya dengan rela orang lain memiliki kunci untuk membuka peti dimana surat cinta kita tersimpan.

Alamat kedua, adalah alamat e-mail pribadi, nah ini account kita miliki di website Yahoo, Gmail, MSN, dan sebagainya. Ini sih bisa mengeksplorasi kreativitas dan asalkan gampang diingat.

Alamat e-mail pribadi ini biasanya digunakan untuk membuka akses kita menuju website jejaring sosial, seperti Facebook, Friendster, Multiply, dan sebagainya. Termasuk pula situs blogspot, milis/komunitas satu hobi, atau website kebutuhan khusus. Seperti penghitung trafik pengunjung blog, imageshack, dan portal koran e-paper.

Nah, kembali ke urusan isi form cuti. Langkah pertama saya coba mengisi dengan User ID dan Password yang sama dengan alamat e-mail kantor. Tidak berhasil.

Coba sekali lagi dengan modifikasi nama di internal outlook dan password e-mail saya masuk kantor. Lho? Kok nama Retno yang berbeda.... syukur baginya karena password ini cuma membuka jalan untuk rekap data cuti. Coba kalau urusan gaji, bonus, dsb?

Ohya, kami punya portal pembelian barang. Milik internal ditujukan bagi karyawan jika ingin membeli barang secara potong gaji. Saya coba masukkan, ternyata salah pula.

Huh! Yah, cara tercepat adalah me-reset. Mengganti nama di User ID sekaligus password. Saya telepon bagian Teknologi, dan ternyata karena urusannya untuk ’cuti’, saya harus mengontak HRD atau di tempat kami disebut Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM).

Mbak dari bagian PSDM sempat bertanya, ”Pernah diganti nama dan passwordnya?”

Saya bingung. Kayaknya pernah, sekitar Maret lalu ketika saya mengisi form cuti. Dan otak ini blank... Haha.. salah satu kebiasaan jelek ketika membuat nama dan password semangat sekali membuatnya unik dan (terkesan) rahasia. Padahal, pasti mengisi nama dan password yang itu-itu saja.

Asal tahu, memang kebijakan mengisi formulir pengajuan cuti secara online baru berlaku Oktober tahun lalu, atau tepat sesudah saya menghabiskan cuti tahunan.

Dibantu bagian PSDM, saya berhasil membuat nama ID baru sekaligus password yang standar-standar saja. Akhirnya selesai pula pengajuan aplikasi cuti saya.

Lalu mata tertumbuk pada link Rekrutmen, iseng kuarahkan kursor ke Internal Rekrutmen... tekan.. dan .. kembali lagi terpampang Log-in permintaan User ID dan Password muncul.... Huh! Harus mengajukan lagi pertanyaan ke bagian PSDM, ini berurusan sama departemen mana. Lain kali saja. Mungkin ini upaya meminimalkan kutu loncat antar departemen ya? Walaupun tidak resign, tapi perpindahan satu orang tenaga kerja ke departemen lain, tentu akan meninggalkan posisi kosong di departemen lama.

Pengalaman yang saya peroleh, ada dua hal. Pertama, gunakan satu nama dan password sama untuk keperluan internal. Atau kedua, catat semua User ID dan password di satu kertas khusus. Mungkin kamu punya password andalan, tapi kadang meleset pula. Jangan anggap satu alamat e-mail dan password kantor seperti memiliki kunci ke semua pintu di satu gedung. Apalagi jika untuk urusan kantor saja kamu memiliki link yang beragam.

Wednesday, June 24, 2009

Membuat Katalog untuk Perpustakaan Pribadi

Sebagai upaya merintis punya Perpustakaan Pribadi, ataupun memelihara koleksi buku dsb dengan baik, tips membuat katalog semoga berguna :

Perpustakaan berisi kumpulan buku atau materi perpustakaan lainnya, seperti koleksi CD-Rom, kaset dan lain-lain.

Pertama-tama tentukan tujuan membangun perpustakaan. Apakah untuk pribadi sehingga sesuai minat pribadi, atau untuk umum (komunitas tertentu).

Perlu pertimbangan lokasi perpustakaan, anggaran, peraturan, dan pencegahan kehilangan.

Untuk memudahkan pencarian buku : buat katalog, buku induk, dan menempatkan buku berdasarkan Klasifikasi. Setiap buku yang dimiliki harus dicatat dalam Buku Induk yang memuat identitas buku (Judul, Pengarang, Penerbitan, Tanggal Pembelian, dan Keterangan).

Sebaiknya Buku Induk dibagi dalam Tahun untuk mengetahui bertambah atau berkurangnya koleksi buku per tahun.

Setiap buku memiliki Kartu Katalog yang terbuat dari kertas karton ukuran 12,5 x 7,5 centimeter yang memuat tanggal, Pengarang, Judul, Nama-Tahun-Kota Penerbit, Tahun Terbit, dan Kolom Keterangan yang bisa berisi ringkasan isi buku atau keterangan fisik buku.

Jika buku boleh dipinjamkan ke orang lain maka dibuat Kartu Peminjaman untuk mengetahui keberadaan buku.

Klasifikasikan buku berdasarkan isi. Misal warna merah (untuk karya umum), hijau (untuk hobi), kuning (untuk teknologi) dsb. Dengan catatan : warna dipakai untuk buku yang jumlahnya masih di bawah 300 buah.

Jika jumlah buku melebihi 300 buah (buku), gunakan pembagian Klasifikasi Dewey yang sudah umum dipakai.

Klasifikasi Dewey membagi buku dengan menggunakan nomor. Jika jumlah buku mencapai 1.000 maka gunakan nomor dengan 3 digit.

Saturday, January 26, 2008

Manajemen Waktu

Satu hari tetap 24 jam, sementara kegiatan bertambah padat. Saat ini saya sedang mencoba menerapkan Manajemen Waktu, semoga membantu efisiensi kerja. Dengan demikian, meminimalkan penumpukan kerja yang berdampak pada harus lembur atau melek sampai jauh malam gara-gara kerja yang mepet deadline. Buka-buka tip di sejumlah majalah dan akhirnya dari kompilasi, saya coba rumuskan untuk diamanatkan dlm kehidupan. Semoga efektif pula bagi pembaca blog ku :

1. Membuat list. Catat semua kegiatan di agenda :jam meeting & janji temu, pekerjaan yang harus diselesaikan hari ini. Kalau semua mengandalkan ingatan, kasihan otak kamu juga kan? Ohya, buat pula skala prioritas mana yang harus didahulukan.
2. Susun file secara teratur dan tega membuang file-file yang sudah tidak lagi diperlukan. Daripada menumpuk di meja kantor dan membuat kamu malas untuk bekerja. Selain itu, penempatan yang ringkas akan memudahkan pencarian yang akhirnya mengefisienkan kerja.
3. Disiplin – strict kepada agenda. Meski memang kadang perlu fleksibel pula misalkan tiba-tiba diagendakan meeting penting, ga mungkin kita bilang ’tidak’ kan?
4. ”Bang A Nasty Job Off” alias BANJO. Yaitu, selesaikan tugas “menyebalkan” dengan segera. Kadang karena tidak suka atau malas, kita kadang menunda menyelesaikan tugas yang terasa tidak menyenangkan. Apabila selalu ditunda, akhirnya tidak pernah diselesaikan. Atau baru dikerjakan saat kepepet karena tugas tsbt ditagih, padahal di depan mata sudah menunggu pekerjaan berikutnya.
5. Membatasi waktu untuk membuka ataupun membalas Yahoo Messenger dan surat-surat yang ada di dalam inbox e-mail pribadi. Jujur YM adalah sarana komunikasi efektif dan simpel dengan rekan kerja di ruangan lain, atau teman-teman yang belakangan jarang saya temui. Akan tetapi membiarkan YM nyala (seperti yang selama ini saya lakukan) sama seperti membiarkan pintu terbuka untuk orang masuk, menyapa dan diskusi dsb. Dengan demikian, kadang konsentrasi kamu terpecah ketika ’sapaan’ masuk, atau malah saya sendiri yang suka iseng menyapa teman ketika teman berstatus Available (maafkan saya teman-teman... ).

semoga tip ini berguna, dicoba dilaksanakan, dan membuat hidup ibarat "bekerja cerdas, bermain pintar, hidup menjadi lebih mudah".